Industrie de la restauration

Créer un plan comptable pour un petit restaurant

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Les restaurateurs indépendants tiennent souvent leur propre compte. Même s’ils embauchent un comptable professionnel à la fin de l’année, ils peuvent économiser beaucoup d’argent en effectuant eux-mêmes les tâches hebdomadaires.

Afin de créer un plan comptable répondant aux besoins du restaurant, les choix par défaut de chaque programme comptable doivent être ajustés. La sélection des ventes et du coût des comptes de produits sur la plupart des systèmes ne permet pas de séparer les catégories d’aliments et de boissons nécessaires.

Même le principal programme de comptabilité des petites entreprises, bien qu’il propose une sélection par défaut pour les restaurants, ne fournit pas tous les comptes dont la plupart des restaurateurs ont besoin. De plus, de nombreux comptes de dépenses ajoutés sont rarement utilisés, ce qui crée une confusion lors de la saisie des données et n’aide pas à avoir une vue d’ensemble des finances de l’entreprise.

La National Restaurant Association publie un livre intitulé Uniform System of Accounts for Restaurants. Le livre fournit des descriptions détaillées de l’application des principes comptables généralement reconnus à l’industrie de la restauration.

Ce livre contient un exemple de plan comptable, mais note que «les codes utilisés ici ne sont pas la seule méthode de classification des comptes». Il souligne que la plupart des restaurants n’utiliseront pas toutes les catégories énumérées et qu’il manque aussi notablement une ventilation des catégories de stocks et de coûts au-delà de «nourriture» et «boisson». De nombreux restaurateurs souhaitent séparer davantage ces catégories pour inclure des sous-catégories telles que «viande», «fruits de mer» et «produits», et éventuellement «bière» et «vin» pour les catégories de boissons.

Alors que de nombreux programmes ne nécessitent pas l’utilisation de numéros de compte, le livre de la NRA stipule qu’un certain type de système de numérotation des comptes doit être utilisé. Si votre programme n’affiche pas les numéros de compte, il devrait avoir une option sur un écran de configuration pour activer cette fonctionnalité.

Chaque système de numérotation des comptes est généralement regroupé de sorte que les comptes d’un type particulier appartiennent à une plage de numéros spécifique. Par exemple, les actifs peuvent être de l’ordre de 1 000 et les comptes de revenus de l’ordre de 4 000. Sur les systèmes comportant de nombreux comptes détaillés, des nombres à 5 chiffres peuvent être utilisés pour autoriser plus de sous-catégories, mais cela est rarement nécessaire pour un petit restaurant.

Les plages de nombres typiques utilisées par de nombreux systèmes comptables sont les suivantes:

Comptes d’actifs: 1000-1999

Comptes de passif: 2000-2999

Comptes de capital: 3000-3999

Comptes de revenus: 4000-4999

Coût des marchandises: 5000-5999

Dépenses: 6000-8000

Comptes “Autres”: 8000-9999

Comptes d’actifs

Les comptes d’actifs comprennent les espèces, les comptes bancaires, l’inventaire et tout ce qui est détenu.

Il est courant d’attribuer le premier numéro de compte, 1000, à Cash, car ils sont généralement disposés au sein de chaque groupe en fonction de la liquidité (facilité de conversion en espèces).

Un compte distinct doit être utilisé dans le plan comptable pour chaque compte bancaire tenu pour l’entreprise. S’il faut quelques jours pour que les dépôts parviennent à la banque, un compte marchand peut être utilisé. Si les chèques sont acceptés et non traités électroniquement, un compte doit également être créé pour déposer les chèques.

Les nouveaux comptes sont normalement numérotés à 10 chiffres, de sorte que vos deux premiers comptes bancaires peuvent utiliser 1010 et 1020 comme numéros de compte dans le plan comptable. En laissant des espaces entre les nombres, il est facile d’ajouter un autre compte plus tard et d’appuyer dessus dans l’ordre de tri dans n’importe quelle position.

Les comptes d’actifs peuvent être numérotés comme tels:

  • 1000 espèces
  • 1010 Compte bancaire principal
  • 1020 Compte bancaire n ° 2
  • 1060 Compte de dépôt marchand
  • 1080 chèques reçus
  • 1100 débiteurs
  • 1200 Inventaire alimentaire
  • 1210 Inventaire de viande
  • 1220 Inventaire de volaille
  • 1230 Inventaire des produits de la mer
  • 1240 Inventaire laitier
  • 1250 Produire l’inventaire
  • Inventaire 1260 Boulangerie
  • 1270 Inventaire congelé
  • 1280 Epicerie, inventaire sec et en conserve
  • 1320 Inventaire des boissons
  • 1330 Inventaire des alcools
  • 1340 Inventaire de la bière
  • 1350 Inventaire des vins
  • Inventaire de 1360 biens
  • 1380 Inventaire Bar & consommables
  • 1400 Frais prépayés et avances
  • 1450 Valeur de retour de recyclage

Les actifs ayant une durée de vie utile de plusieurs années ou plus sont appelés actifs à long terme. Cela vaut également pour l’immobilier.

  • 1500 Immobilisations
  • 1510 Terrain et construction
  • 1520 Automobile
  • 1530 Ameublement et équipement de meubles
  • 1540 Améliorations du bail
  • 1600 Amortissement cumulé
  • 1700 frais de démarrage capitalisés
  • 1800 dépôts de garantie

Comptes de responsabilité

Les comptes de responsabilité comprennent des éléments comme les cartes de crédit et les dettes fournisseurs. Il comprend également l’argent reçu pour des choses comme les impôts dus à l’État, les pourboires dus aux employés et les cartes-cadeaux qui ont été vendues mais pas encore échangées. Les prêts immobiliers et autres financements importants sont divisés en passifs à long terme.

Les comptes de responsabilité peuvent être numérotés comme suit:

  • 2000 créanciers
  • 2110 Carte de crédit
  • 2120 Carte de crédit # 2
  • 2130 Carte de crédit # 3
  • 2140 Carte de crédit # 4
  • 2210 Taxe de vente à payer
  • 2220 Deuxième impôt à payer
  • 2250 Obligations salariales
  • 2260 Deuxième responsabilité salariale
  • 2280 conseils gardés
  • 2300 cartes-cadeaux et certificats
  • 2350 crédits clients
  • 2400 billets à payer
  • 2500 Autres dettes

Comptes de stock

L’investissement des propriétaires dans l’entreprise est reflété dans les comptes de capitaux propres. Pour une entreprise, cela inclut les capitaux propres. C’est, en fait, l’argent que l’entreprise doit aux propriétaires. Lors de la clôture d’une période comptable, le solde des catégories de revenus et de dépenses est transféré aux bénéfices non répartis, qui sont également un compte de capitaux propres.

Les comptes de capitaux propres les plus élémentaires peuvent être numérotés:

  • 3000 Capitaux propres
  • 3100 actions ordinaires
  • 3300 bénéfices non répartis

Comptes de revenus

Les ventes relèvent de la catégorie générale des comptes de revenus. Un restaurant souhaite évidemment des catégories distinctes pour les ventes d’aliments et de boissons, et peut souhaiter une séparation supplémentaire des ventes de bière, de vin et de spiritueux.

Les comptes de revenus typiques sont:

  • 4000 chiffre d’affaires
  • 4200 Ventes alimentaires
  • 4320 Vente de boissons
  • 4330 Vente de spiritueux
  • 4340 Ventes de bière
  • 4350 Ventes de vins
  • 4360 Vente de marchandises
  • 4500 Restauration & contrats
  • 4700 Autres produits d’exploitation
  • 4900 rabais

Une différence entre les recommandations de la NRA et de nombreuses autres listes concerne le placement des comptes «autres revenus». Cela pourrait être des revenus provenant de sources telles que les frais, les jeux ou les distributeurs automatiques et la location de salles de fête. La plupart des listes placent ces factures dans la gamme 8000, au-dessus des dépenses, mais la liste NRA les place dans la gamme 6000.

La plupart des petits emplacements n’ont besoin que d’une seule catégorie pour les autres revenus. Le «coût des biens» étant une sous-catégorie générale de dépenses, il est logique d’éviter de placer une catégorie de revenu au milieu de la fourchette allant du COGS aux dépenses. Dans cette liste, un compte a été placé dans la plage 4000.

Le fait de placer les remises dans la catégorie des revenus implique qu’il s’agira d’un compte «de compteur». Lorsque la plupart des catégories de vente ont un solde créditeur, les remises ont normalement un solde débiteur.

Comptes de coût des produits

Le coût des comptes de produits, également connu sous le nom de frais de vente ou coût des biens vendus, représente les achats de nourriture et de boisson pour les repas. D’autres dépenses directement liées à la vente peuvent être incluses, telles que les frais de marchand ou les tasses et serviettes consommables.

Les numéros utilisés ici garantissent également la cohérence entre tous les comptes, car les 3 derniers chiffres de chaque catégorie COGS sont les mêmes que les 3 derniers chiffres du compte d’inventaire associé.

Une liste des coûts des marchandises peut être:

  • 5000 frais de vente
  • 5200 frais de nourriture
  • 5210 Coût de la viande
  • 5220 coûts pour la volaille
  • 5230 frais de fruits de mer
  • 5240 Coûts laitiers
  • 5250 coûts de production
  • 5260 Frais de boulangerie
  • 5270 Coût gelé
  • 5280 Coût d’épicerie, sec et en conserve
  • 5320 Frais de boisson
  • 5330 Frais de boisson
  • 5340 Frais de bière
  • 5350 Frais de vin
  • 5360 frais de marchandise
  • 5380 Barre et consommables
  • 5600 Coûts d’approvisionnement et de main-d’œuvre directe
  • 5700 Frais du concessionnaire

Comptes de coûts

Dans cet exemple, les comptes de dépenses sont séparés en trois catégories principales: les coûts de main-d’œuvre et les autres dépenses. Les coûts de main-d’œuvre sont regroupés dans la gamme 6000, les autres frais d’exploitation dans la gamme 7000. Les frais généraux tels que le loyer, les impôts et l’amortissement sont ramenés à 8 000.

Alors que les factures doivent au moins être ventilées suffisamment pour séparer les lignes fiscales, la combinaison de factures rarement utilisées rendra le relevé beaucoup plus facile à comprendre. La liste suivante combine plusieurs catégories qui sont souvent séparées dans d’autres graphiques.

Vérifiez auprès de votre comptable ou de votre conseiller fiscal pour vous assurer que tout ce que vous combinez partage réellement la même ligne fiscale.

La facture de perte / gaspillage d’inventaire est passée sous la barre des 6000 car certains pensent qu’elle appartient aux catégories du coût des marchandises.

  • 5800 Perte d’inventaire / déchets
  • 6000 coûts de main-d’œuvre
  • 6100 Salaire de gestion
  • 6200 salaires du personnel
  • 6300 Travail sous contrat
  • 6400 commissions payées
  • 6500 avantages au personnel
  • 6600 assurance accidents du travail
  • 6700 Impôt sur la masse salariale des employeurs
  • 6800 Coûts de traitement de la paie
  • 7100 coûts d’exploitation directs
  • 7110 Chine – Verrerie – Couverts
  • 7120 Fournitures de restaurant et de cuisine
  • 7130 Produits de nettoyage et frais
  • 7140 Décorations et articles d’invités
  • 7150 Blanchisserie – Linge – Uniformes
  • 7160 Droits – Permis – Licences
  • 7200 Pest – Sécurité – autre contrat
  • 7250 POS – Support technique – Service en ligne
  • 7300 Marketing
  • 7310 Médias et publicité imprimée
  • 7320 Événements promotionnels
  • 7400 Voiture & Voyage
  • 7500 Musique et divertissement
  • 7600 Réparation et entretien
  • 7700 utilitaires
  • 7750 Téléphone et connexion Internet
  • 7800 Général et administratif
  • 7810 Créances irrécouvrables – Over / short
  • 7820 Frais bancaires
  • 7830 Assurances
  • 7840 Intérêts
  • 7850 Frais professionnels
  • 7890 Frais de bureau divers
  • 8100 Frais de location et de sécurité
  • 8200 location de matériel
  • 8600 Taxe de vente payée sur les achats
  • 8700 Dépréciation
  • 8900 Autres coûts
  • 9000 Impôt sur le revenu

Autres comptes

Les seuls éléments restants à comptabiliser sont la vente d’actifs importants, d’autres revenus provenant de sources en plus des activités de restauration (comme les investissements ou la sous-location d’espaces), et un compte temporaire pour les transactions où le propriétaire de l’entreprise a besoin de l’aide de son comptable. .

  • 9500 Bénéfice / perte sur la vente d’actifs
  • 9900 Autres revenus (non provenant de l’exploitation
  • 9999 Demandez à mon comptable

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