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La recherche sur les logiciels événementiels montre que l’utilisation de la technologie dans la gestion d’événements est à la hausse

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Une étude récente de l’utilisation des logiciels événementiels dans l’industrie de la gestion d’événements montre que les organisateurs d’événements adoptent l’utilisation de différentes technologies pour planifier et gérer leurs événements. L’enquête a été menée en ligne au mois de novembre 2009. On a demandé aux participants d’évaluer le type de logiciel événementiel qu’ils utilisent régulièrement. Les quatre outils les plus populaires étaient:

– Publicité par e-mail

– Inscriptions en ligne

– Enquêtes en ligne

– Reporting et analyse d’événements

13% des répondants ont déclaré que l’utilisation du marketing par e-mail est désormais l’un des principaux outils logiciels événementiels utilisés pour gérer leurs événements. Cette augmentation de l’utilisation peut être attribuée à la sophistication continue de ces instruments, ainsi qu’à leur capacité à fournir une méthode de promotion rentable pendant la récession actuelle.

Le marketing par e-mail peut être utilisé pour pré-promouvoir un événement, pour envoyer des invitations personnalisées ciblées et pour gérer des sondages auprès des participants après que l’événement a eu lieu. Les logiciels de marketing par e-mail peuvent désormais suivre le nombre d’e-mails ouverts, supprimés, les liens sur lesquels l’utilisateur a cliqué, si l’e-mail a été transmis à quelqu’un d’autre et bien d’autres mesures. Cela permet aux gestionnaires d’événements d’apprendre de leurs campagnes passées, transformant les promotions futures en campagnes plus rentables et plus efficaces.

Le marketing par e-mail est lié à une base de données ou à un système CRM et facilite encore plus la sélection des destinataires / délégués. La base de données peut être divisée en différents groupes, le message de l’invitation par e-mail étant modifié en conséquence. En intégrant l’outil logiciel de messagerie à un système CRM, les coordonnées restent à jour et à jour à tout moment – mises à jour automatiquement à mesure que les coordonnées changent.

Le marketing par e-mail permettant d’économiser sur les frais d’impression et d’expédition, il devient également la méthode préférée des organisations qui souhaitent réduire les coûts de leurs événements, ainsi que fournir une option plus éthique et moins empreinte de carbone pour la promotion d’événements.

Une fois l’événement organisé, les gestionnaires d’événements peuvent utiliser leur outil de marketing par e-mail pour envoyer des enquêtes de suivi. Ceux-ci peuvent être personnalisés en fonction du délégué et peuvent être générés automatiquement après l’événement. Un lien dans l’e-mail dirige le délégué vers une page Web où il peut répondre à une enquête en ligne. Les gestionnaires d’événements peuvent facilement savoir qui a répondu à l’enquête et qui n’a même pas lu l’e-mail de l’enquête; leur permettant de rendre leurs conversations de suivi plus productives.

Plus de la moitié de tous les répondants au sondage (56%) ont également indiqué que la possibilité d’inscrire des délégués en ligne était également un élément important de la gestion moderne des événements. L’inscription aux événements en ligne permet aux délégués de gérer leur propre processus d’inscription – la suppression des gestionnaires d’événements de cette étape leur permet de se concentrer sur des domaines plus productifs. Les formulaires d’inscription en ligne peuvent être adaptés à l’événement individuel afin que les données spécifiques requises des participants puissent être facilement obtenues. Les formulaires d’inscription peuvent également être enregistrés en tant que modèle pour une réplication facile pour de futurs événements similaires.

Renvoyer les délégués au site Web hôte pour qu’ils s’inscrivent contribue également à générer du trafic sur le site Web et peut être utilisé conjointement avec des promotions en ligne pour augmenter le nombre de visiteurs du site Web et les conversions en ligne dans d’autres domaines.

L’utilisation d’un logiciel d’événement pour aider à gérer une partie ou la totalité du processus de gestion des événements peut être étendue à l’analyse post-événement. S’assurer que les événements génèrent un retour sur investissement élevé est l’une des mesures les plus importantes sur lesquelles les gestionnaires d’événements sont mesurés. Être capable de mesurer rapidement et efficacement le retour sur investissement et d’autres indicateurs de performance clés est désormais une exigence des planificateurs d’événements. L’utilisation d’un logiciel de gestion d’événements pour créer rapidement et avec précision des rapports post-événement signifie que les organisateurs d’événements sont en mesure d’évaluer efficacement le succès de leurs événements.

Utilisés en conjonction avec les sondages par e-mail mentionnés précédemment, les outils de reporting des logiciels d’événements peuvent mesurer des métriques d’événements telles que:

Présence vs. inscriptions déléguées

Rapport entre les coûts et les revenus

Taux de conversion des invitations envoyées par rapport aux inscriptions de délégués

Déléguer la quantité et la qualité des leads

Opportunités et cycle de vente

En important automatiquement les résultats des sondages par e-mail dans le logiciel de gestion d’événements, l’utilisateur peut créer des rapports personnalisés et spécifiques à l’événement. Celles-ci peuvent être effectuées automatiquement par le logiciel et ont la possibilité de zoomer sur les moindres détails. Souvent, la création de rapports après un événement peut prendre beaucoup de temps, mais l’utilisation d’un logiciel d’événements pour aider à gérer cette activité signifie que les gestionnaires d’événements peuvent voir rapidement et facilement les résultats de leurs événements.

Le logiciel événementiel est maintenant l’un des domaines à la croissance la plus rapide de l’industrie de la gestion d’événements. En tirant parti des avantages de l’automatisation et des outils logiciels en ligne, il contribue à maintenir le secteur de l’événementiel à flot pendant cette récession. L’augmentation de l’efficacité et la réduction des coûts de gestion d’événements augmentent le retour sur investissement pour les délégués et les hôtes d’un événement. De nombreux gestionnaires d’événements choisissent d’utiliser une solution logicielle complète de gestion d’événements de bout en bout qui comprend:

– Inscriptions au site Web

– Marketing par e-mail pour la promotion post-événement, les invitations et les sondages

– Production automatique de badges

– Gestion des ressources

– Options de paiement en ligne

– Suites de reporting avancées

Investir dans une solution événementielle complète qui fournit toutes les fonctionnalités de gestion d’événements nécessaires à la planification d’événements peut faire la différence entre un mauvais événement et un événement réussi.

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